Anrufersuche

Mit der Anrufer-Suche kann dein Agent den Anrufer anhand seiner Telefonnummer identifizieren, noch bevor er ans Telefon geht. ScaleTalk gleicht dabei die eingehende Nummer ({{fromNumber}}) automatisch mit deinen hinterlegten Daten ab — sei es über eine CSV-Datei oder einen API-Endpunkt. So kann dein Agent den Anrufer z. B. direkt mit Namen begrüßen und hat sofort Zugriff auf Kundendaten wie E-Mail-Adressen, Kundennummern oder offene Tickets.

Aktivierung

Die Anrufer-Suche findest du im Agent Set-Up-Tab deines Agenten:

1. Gehe zu Agenten und öffne deinen Agenten
2. Im Tab Agent Set-Up scrolle zum Abschnitt Anrufer-Suche
3. Aktiviere den Schalter Anrufer-Suche aktivieren
4. Wähle zwischen CSV-Datei (für Einsteiger) oder API-Abfrage (für Fortgeschrittene)

CSV-Datei (Einsteiger)

Die CSV-Methode ist der einfachste Weg, um Anruferdaten zu hinterlegen. Du lädst eine Tabelle hoch, die mindestens eine Spalte mit Telefonnummern enthält — plus beliebig viele weitere Spalten mit Zusatzinformationen.

So funktioniert es

1. Vorlage herunterladen: Klicke auf Vorlage herunterladen, um das erwartete Format zu sehen
2. CSV erstellen: Erstelle deine Tabelle z. B. in Google Sheets oder Excel. Wichtig: Exportiere sie als CSV-Datei
3. Datei hochladen: Ziehe die CSV-Datei in das Upload-Feld
4. Spalten-Trennzeichen wählen: Wähle das passende Trennzeichen (Komma oder Semikolon — je nachdem, ob du die englische oder deutsche Version von Google Sheets / Excel verwendest)
5. Telefonnummern-Spalte auswählen: Wähle aus dem Dropdown die Spalte, in der die Telefonnummern stehen
6. Variablen zuordnen: Ordne die weiteren Spalten beliebigen Variablennamen zu. Diese Namen kannst du frei wählen — z. B. Anrufername, E-Mail, Kundennummer
7. Speichern

Beispiel-CSV

Wenn jetzt +491701234567 anruft, erkennt ScaleTalk die Nummer und stellt die zugeordneten Variablen (z. B. {{Name}}, {{E-Mail}}) automatisch zur Verfügung.

API-Abfrage (Fortgeschrittene)

Mit der API-Abfrage kann ScaleTalk bei jedem eingehenden Anruf automatisch einen externen Endpunkt aufrufen — z. B. dein CRM-System oder einen Automatisierungs-Workflow. So kannst du dynamisch und in Echtzeit auf Kundendaten zugreifen.

Konfiguration

Schritt für Schritt

1. Endpunkt einrichten: Erstelle einen Webhook oder API-Endpunkt, z. B. in n8n, Make oder auf deinem eigenen Server
2. Methode wählen: Wähle POST aus, wenn du die Telefonnummer im Body mitsenden möchtest
3. Request-Body definieren: Sende die {{fromNumber}}-Variable als JSON:

{
  "fromNumber": "{{fromNumber}}"
}

4. Endpunkt testen: Klicke auf Speichern und mache einen echten Testanruf. In deinem Webhook (z. B. n8n) siehst du dann, ob der API Call erfolgreich angekommen ist
5. Antwort-Variablen zuordnen: Dein Endpunkt gibt ein JSON zurück. Ordne die Felder über den JSON-Pfad den Variablen zu

Beispiel: n8n + CRM

Dein n8n-Workflow empfängt die Telefonnummer, durchsucht dein CRM und gibt die Kundendaten zurück:

Request von ScaleTalk:

{
  "fromNumber": "+491701234567"
}

Antwort von deinem Endpunkt:

{
  "customer": {
    "name": "Max Mustermann",
    "email": "max@firma.de",
    "phone": "+491701234567"
  }
}

Antwort-Variablen zuordnen:

Best Practices

• Schnelle Antwortzeiten: Dein Endpunkt sollte innerhalb von 2 Sekunden antworten
• HTTPS verwenden: Konfiguriere immer einen sicheren Endpunkt
• Fehlerbehandlung: Der Agent funktioniert auch ohne Anrufersuche-Daten — plane im Prompt immer einen Fallback für unbekannte Anrufer ein
• Datensparsamkeit: Gib nur die Daten zurück, die der Agent tatsächlich benötigt

Variablen verwenden

Die zugeordneten Variablen (egal ob aus CSV oder API) kannst du an drei Stellen verwenden:

1. Gesprächseinstieg

Im Feld Gesprächseinstieg klickst du auf Variable einfügen und siehst dort deine Anrufersuche-Variablen neben den Systemvariablen. So kannst du z. B. eine personalisierte Begrüßung bauen:

Guten Tag! Mein Name ist Lisa. Ich sehe gerade, dass bei mir
im System der Name {{Kundenname}} angezeigt wird.
Ist das korrekt? Was kann ich für Sie tun?

2. Prompt

Auch im System-Prompt kannst du die Variablen verwenden, z. B. um dem Agenten mitzuteilen, wie er mit bekannten vs. unbekannten Anrufern umgehen soll:

# Anruferidentifizierung

- Wenn {{Kundenname}} befüllt ist:
  Verwende diesen Namen immer im Gespräch.
  Sage z.B.: "Ich sehe, Sie sind {{Kundenname}}."

- Wenn {{Kundenname}} leer ist:
  Frage: "Darf ich fragen, mit wem ich spreche?"

3. Follow-up

In der Follow-up-Konfiguration kannst du die Anrufersuche-Variablen ebenfalls verwenden — z. B. in der E-Mail-Zusammenfassung oder im Webhook-Body. So kannst du Kundendaten wie E-Mail-Adressen oder Kundennummern direkt weiterleiten, ohne dass der Agent sie im Gespräch erfragen muss.

Systemvariablen

Unabhängig von der gewählten Methode stehen dir zusätzlich die folgenden Systemvariablen zur Verfügung: