Nachbereitung

Nach jedem Gespräch kann ScaleTalk automatisch Aktionen ausführen. Im Reiter Follow-up definierst du, welche Aktionen nach dem Anruf ausgelöst werden sollen. Du kannst beide Aktionen gleichzeitig nutzen — z. B. eine E-Mail an dein Team senden und parallel dein CRM per Webhook aktualisieren.

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Übersicht

Die Nachverarbeitung besteht aus zwei Aktionen, die du jeweils über + Hinzufügen aktivierst:

Du kannst beide Aktionen unabhängig voneinander aktivieren und konfigurieren.

E-Mail versenden

Klicke auf + Hinzufügen neben „E-Mail versenden", um die E-Mail-Konfiguration zu öffnen.

Empfänger

Lege fest, wer die E-Mail nach dem Anruf erhalten soll.

Dynamische Empfänger

Wenn du Dynamische Empfänger aktivierst, erscheint ein Prompt-Feld direkt bei den E-Mail-Empfänger-Einstellungen. Dort schreibst du eine Anweisung, die anhand des Gesprächstranskripts den richtigen Empfänger bestimmt.

Beispiel-Prompt für dynamische Empfänger:

Analysiere das Gesprächstranskript und identifiziere den zuständigen
Ansprechpartner basierend auf dem Thema:
- Bei technischen Problemen: sende an technik@firma.de
- Bei Rechnungsfragen: sende an buchhaltung@firma.de
- Bei Produktanfragen: sende an vertrieb@firma.de
- Bei allgemeinen Anfragen: sende an info@firma.de
Wenn eine E-Mail-Adresse im Gespräch genannt wurde, verwende diese vorrangig.

Betreff

Konfiguriere die Betreffzeile der E-Mail.

Im Feld E-Mail-Betreff kannst du festen Text mit Variablen kombinieren. Klicke auf die Variablen-Chips unter dem Feld, um sie einzufügen.

Standardmäßige Variablen:

Zusätzlich kannst du auch alle extrahierten Variablen aus der Variablenextraktion im Betreff verwenden — z. B. {{Anliegen}}, {{Firma}} oder {{Kategorie}}.

Beispiele:

E-Mail Inhalt

Wähle aus drei Vorlagen, wie der E-Mail-Inhalt generiert wird:

Zusammenfassungs-Anweisungen (Optional)

Wenn du die Vorlage Zusammenfassung wählst, kannst du hier anpassen, wie die KI die Zusammenfassung erstellt. Beispiel:

Fokussiere auf Aktionspunkte und Kundenanfragen.
Erwähne genannte Termine oder Fristen.
Formatiere als nummerierte Liste.

Lässt du das Feld leer, wird eine Standard-Zusammenfassung generiert.

Custom Template

Mit der Custom-Vorlage baust du dir ein eigenes E-Mail-Template zusammen. Du kannst dafür sowohl die standardmäßigen Variablen (z. B. {{assistantName}}, {{callDate}}) als auch alle extrahierten Variablen aus der Variablenextraktion verwenden (z. B. {{Name}}, {{Anliegen}}, {{Firma}}).

Über das Symbol {} rechts im Feld öffnest du die Liste der verfügbaren Variablen und fügst sie per Klick ein — das erspart Tippfehler in den Namen.

Ein Template, das sich in der Praxis bewährt hat, stellt die extrahierten Werte nach oben und die Zusammenfassung darunter:

Anrufer: {{customerName}}
Name (extrahiert): {{vollstaendiger_name}}
Anliegen (extrahiert): {{anliegen}}

{{summary}}

Unten links entfernst du über E-Mail-Aktion entfernen die gesamte E-Mail-Nachbereitung wieder.

E-Mail Einstellungen

Steuere, wann E-Mails versendet werden und welcher Inhalt enthalten ist.

Vorschau und Test-E-Mail

Bevor du live gehst, rendert Vorschau anzeigen die E-Mail anhand eines Beispielanrufs — inklusive ungespeicherter Änderungen. Es wird dabei nichts versendet. Anrufer, Zeitstempel, Zusammenfassung und Variablenwerte sind Beispieldaten.

Über Test-E-Mail senden geht eine echte Mail an die Adresse deines Kontos. Schau auch in den Spam-Ordner.

Die Vorschau warnt dich außerdem vor den vier typischen Konfigurationsfehlern:

Webhook

Mit einem Webhook sendest du die Anrufdaten automatisch nach jedem Gespräch an eine externe URL — z. B. an n8n, Make, Zapier oder direkt an dein CRM. So kannst du alles, was im Gespräch passiert ist, automatisch weiterverarbeiten.

Klicke auf + Hinzufügen neben „Webhook", um die Webhook-Konfiguration zu öffnen.

Konfiguration

Nach der Konfiguration kannst du den Webhook direkt testen: Klicke auf Webhook testen, um einen Test-Request an die URL zu senden und die Antwort zu prüfen.

Was wird gesendet?

Sobald ein Anruf beendet ist, sendet ScaleTalk automatisch einen HTTP-Request an deine URL. Der Payload enthält alle relevanten Anrufdaten als JSON:

• Anruf-ID — Eindeutige Kennung des Gesprächs
• Transkript — Vollständiges Gesprächstranskript
• Dauer — Gesprächsdauer in Sekunden
• Zusammenfassung — Die generierte Gesprächszusammenfassung
• Extrahierte Variablen — Alle Variablen aus der Variablenextraktion (z. B. Name, E-Mail, Anliegen)
• Telefonnummer — Nummer des Anrufers
• Zeitstempel — Wann der Anruf stattfand

Mit diesen Daten kannst du in deinem Automatisierungstool beliebige Aktionen auslösen — z. B. einen CRM-Eintrag erstellen, ein Ticket anlegen oder eine Slack-Nachricht senden.

Typische Anwendungsfälle

• Anruf im CRM protokollieren (Salesforce, HubSpot, Pipedrive)
• Automatisch ein Ticket in Jira, Zendesk oder Freshdesk anlegen
• Lead-Daten in eine Datenbank oder ein Google Sheet schreiben
• Einen n8n-, Make- oder Zapier-Workflow auslösen

Integration mit n8n

n8n ist eine Open-Source-Workflow-Plattform und eine der häufigsten Methoden, Webhooks zu verarbeiten. Nach jedem Anruf empfängt n8n die Anrufdaten und kann damit beliebige Aktionen auslösen.

So verbindest du ScaleTalk mit n8n:

1. Erstelle in n8n einen neuen Workflow mit einem Webhook-Node (Methode: POST)
2. Kopiere die Production URL des Webhook-Nodes
3. Trage die URL in ScaleTalk unter Follow-up → Webhook → URL ein
4. Klicke in ScaleTalk auf Webhook testen, um zu prüfen, ob die Verbindung funktioniert
5. Füge in n8n deine Verarbeitungslogik hinzu

Beispiel-Workflow: Teams-Benachrichtigung + HubSpot-Ticket

Nach jedem Anruf soll automatisch:

• Eine Microsoft Teams-Benachrichtigung an den zuständigen Kanal gesendet werden
• Ein Ticket in HubSpot mit den Anrufdaten angelegt werden

Webhook → Set (Felder mappen) → Teams (Nachricht senden)
                               → HubSpot (Ticket erstellen)

Im Set-Node mappst du die Felder aus dem Payload:

Name       → {{ $json.variables.Name }}
Firma      → {{ $json.variables.Firma }}
Anliegen   → {{ $json.variables.Anliegen }}
Kategorie  → {{ $json.variables.Kategorie }}
Telefon    → {{ $json.variables.Telefonnummer }}
Datum      → {{ $now.format('dd.MM.yyyy HH:mm') }}
Dauer      → {{ $json.duration }} Sekunden

So bekommt dein Team sofort eine Benachrichtigung in Teams und der Kunde wird automatisch als Ticket im CRM erfasst — ohne manuellen Aufwand.

Vollständiges Beispiel

Beide Aktionen für einen fiktiven Handwerksbetrieb:

E-Mail versenden:

Webhook:

Ergebnis: Das Team bekommt eine E-Mail mit Zusammenfassung und Transkript. Gleichzeitig wird der Anruf im Google Sheet protokolliert und Slack benachrichtigt.