Terminarten

Terminarten werden über zwei Stellen konfiguriert:

1. Kalenderzuweisung im Tab Fähigkeiten — hier wählst du den Kalender und die Terminbedingung
2. System-Prompt — hier legst du Termindauer, Pufferzeit und Beschreibung fest

Wann brauche ich mehrere Terminarten?

Mehrere Kalenderzuweisungen sind sinnvoll, wenn:

• Verschiedene Dienstleistungen unterschiedliche Dauern haben (z. B. Erstberatung 60 Min. vs. Nachkontrolle 15 Min.)
• Verschiedene Abteilungen separate Kalender verwenden (z. B. Vertrieb vs. Support)
• Kalender nur zur Verfügbarkeitsprüfung auf Konflikte geprüft, aber nicht gebucht werden sollen

Wenn du nur eine Art von Termin anbietest, reicht eine einzelne Kalenderzuweisung mit einer einfachen Bedingung wie „Für alle Terminanfragen verwenden."

Beispielkonfigurationen

Bei jeder Konfiguration brauchst du zwei Teile: die Kalenderzuweisung (im UI) und die Prompt-Definition (Dauer, Puffer etc.).

Zahnarztpraxis

Kalenderzuweisungen (UI):

Prompt-Definition:

### Terminarten

Es gibt folgende Terminarten:
- Kontrolltermin: 30 Minuten, mindestens 30 Min. Puffer
- Notfalltermin: 15 Minuten, mindestens 15 Min. Puffer

Trage als Terminbeschreibung ein: "[Art des Termins] – [Name des Patienten]"

Bei Kontrolltermin: Buche nur Mo–Fr 08:00–16:00.
Bei Notfalltermin: Buche Mo–Fr 08:00–18:00.

Handwerksbetrieb

Kalenderzuweisungen (UI):

Prompt-Definition:

### Terminarten

- Beratungstermin: 60 Minuten, 60 Min. Puffer (Anfahrt).
  Nur Mo–Fr 09:00–16:00.
- Wartungstermin: 120 Minuten, 30 Min. Puffer.
  Nur Mo–Fr 07:00–15:00.

Trage als Terminbeschreibung ein:
"[Beratung/Wartung] – [Name] – [Kurzbeschreibung des Anliegens]"

Beratungsunternehmen

Kalenderzuweisungen (UI):

Prompt-Definition:

### Terminarten

- Erstberatung: 30 Minuten, kostenlos. 15 Min. Puffer.
  Nur Mo–Fr 10:00–16:00.
- Folgetermin: 60 Minuten. 15 Min. Puffer.
  Nur Mo–Fr 09:00–17:00.

Trage als Terminbeschreibung ein:
"[Erstberatung/Folgetermin] – [Name des Kunden]"

Terminbedingungen formulieren

Die Terminbedingung ist eine natürlichsprachliche Anweisung an den Agenten. Sie entscheidet, welcher Kalender für welche Anfrage verwendet wird.

Gute Bedingungen:

Verwende diesen Kalender, wenn der Anrufer eine Beratung vereinbaren möchte.

Verwende diesen Kalender für Service-Termine und Wartungsanfragen.

Verwende diesen Kalender, wenn der Anrufer ein dringendes Problem hat
und so schnell wie möglich einen Termin braucht.

Tipp: Formuliere die Bedingung so, dass sie die Situation des Anrufers beschreibt — nicht die interne Bezeichnung des Kalenders.

Modus „Nur Verfügbarkeit"

Im Modus Nur Verfügbarkeit kann der Agent:

• Prüfen, ob Zeitfenster frei oder belegt sind
• Verfügbare Zeiten dem Anrufer nennen
• Keine neuen Termine erstellen

Nützlich für:

• Gemeinsam genutzte Kalender (z. B. Personal- oder Raumplanung)
• Szenarien, in denen ein Mensch die Buchung bestätigen soll
• Referenzkalender zur Konflikterkennung

Best Practices

Klare Bedingungen

• Formuliere Bedingungen in einfacher Sprache
• Sei spezifisch darüber, welche Terminart jeder Kalender behandelt
• Teste mit echten Anrufen, ob der Agent den richtigen Kalender auswählt

Prompt-Details

• Definiere Termindauer und Pufferzeit klar im Prompt
• Gib das Format für die Terminbeschreibung vor
• Lege Arbeitszeiten pro Terminart im Prompt fest

Testen

Nach der Konfiguration:

1. Teste mit echten Anrufen, ob die Verfügbarkeitsprüfung funktioniert
2. Bestätige, dass der Agent für jedes Szenario den richtigen Kalender wählt
3. Überprüfe, ob Termine im richtigen Kalender erscheinen
4. Kontrolliere, ob der Agent die im Prompt definierten Dauern und Puffer einhält