Öffnungszeiten
Wochenplan und Zeitzone für alle zeitabhängigen Funktionen des Agenten.
Die Öffnungszeiten sind der globale Wochenplan des Agenten. Du pflegst ihn an einer Stelle, und jede zeitabhängige Funktion greift darauf zurück — von der Begrüßung über die Weiterleitung bis zur Terminbuchung.
Zeitzone
Alle Regeln gelten in der hier eingestellten Zeitzone, unabhängig davon, wo der Anrufer sitzt oder von wo du die Einstellung vornimmst. Für deutsche Unternehmen ist das Europe/Berlin, inklusive automatischer Sommerzeitumstellung.
Zuerst die Zeitzone, dann die Zeiten
Ändert sich die Zeitzone nachträglich, verschieben sich alle eingetragenen Fenster mit. Stell sie ein, bevor du den Wochenplan pflegst.
Wochenplan
Der Wochenplan besteht aus Zeitfenstern. Ein Fenster gilt für eine Uhrzeitspanne und für die Tage, die du ihm zuordnest. Tage mit identischen Zeiten fasst du in einem Fenster zusammen, statt sieben einzelne Zeilen zu pflegen.
Ein typischer Einzelhandelsplan besteht aus zwei Fenstern:
| Fenster | Tage | Zeit |
|---|---|---|
| Werktags | Di, Mi, Do, Fr | 10:00 bis 18:00 |
| Samstag | Sa | 10:00 bis 16:00 |
Alle Tage, die in keinem Fenster vorkommen, gelten automatisch als geschlossen. Sie werden unter dem Plan als Geschlossen aufgeführt, im Beispiel also Montag und Sonntag.
Über Öffnungszeiten hinzufügen legst du weitere Fenster an, etwa für eine Mittagspause oder einen langen Donnerstag.
Was die Öffnungszeiten steuern
Der Wochenplan ist eine Datenquelle, kein Schalter. Er schaltet den Agenten nicht ab. Was außerhalb der Zeiten passiert, entscheidest du an der jeweiligen Funktion:
| Funktion | Was die Öffnungszeiten dort steuern |
|---|---|
| Begrüßung | Getrennter Text innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten |
| Kalender-Tools | In welchem Fenster Termine überhaupt vergeben werden dürfen. Je Kalender lässt sich davon abweichen. |
| Kalte Weiterleitung | Wann an einen Menschen durchgestellt werden darf |
| Warme Weiterleitung | Dasselbe Zeitfenster, gemeinsam mit der kalten Weiterleitung |
Abweichungen sind vorgesehen
Jede dieser Funktionen kann den globalen Plan überschreiben: Kalender bekommen eigene Verfügbarkeitszeiten, Weiterleitungen einen eigenen Zeitplan. Der Wochenplan hier ist die Vorgabe, von der aus du abweichst — nicht eine starre Klammer.
Der Agent nimmt weiterhin ab
Außerhalb der Öffnungszeiten geht der Agent trotzdem ans Telefon. Genau das ist meist der Punkt: Anrufer landen nicht in der Mailbox, sondern hinterlassen ein Anliegen, das am nächsten Morgen bearbeitet werden kann.